Kebijakan Privasi Klinikal

Tanggal efektif pertama: 16 Juni 2026
Versi ini berlaku efektif: 2 Agustus 2026
Versi: 2.5
Terakhir diperbarui: 2 Agustus 2026

Catatan Penting

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan layanan, teknologi, atau ketentuan hukum yang berlaku.

1. Pengantar

Klinikal ("Klinikal", "kami") adalah platform Software-as-a-Service (SaaS) multi-tenant yang menyediakan asisten AI berbasis WhatsApp untuk membantu klinik kecantikan dan klinik gigi di Indonesia mengelola komunikasi dengan pasien, termasuk menjawab pertanyaan umum, membantu proses pemesanan janji temu (booking), reschedule, cancellation, pengingat appointment, eskalasi ke staf manusia, serta pengelolaan operasional komunikasi klinik melalui dashboard berbentuk Progressive Web App (PWA) yang dapat diinstal di perangkat mobile.

Layanan Klinikal mendukung klinik dengan satu atau lebih cabang, terhubung melalui WhatsApp Business Platform (Meta WhatsApp Cloud API, termasuk mode coexistence) atau gateway WhatsApp yang didukung. Pemrosesan AI saat ini dilakukan menggunakan model GPT-4o mini melalui OpenAI untuk memahami maksud pesan dan menyusun respons administratif. Klinikal menggunakan arsitektur penyedia AI yang dapat diganti apabila diperlukan untuk keamanan, kualitas, ketersediaan, efisiensi, atau pengembangan Layanan. Perubahan penyedia atau model AI yang berdampak material terhadap pemrosesan Data Pasien akan diberitahukan sesuai Kebijakan Privasi ini, Ketentuan Layanan, dan DPA.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengungkapkan, mentransfer, melindungi, dan mengelola data pribadi ketika Anda menggunakan Layanan Klinikal atau ketika data pribadi Anda diproses melalui platform Klinikal.

Kebijakan Privasi ini disusun dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP"), Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya, ketentuan mengenai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) Lingkup Privat, ketentuan perlindungan konsumen, serta peraturan terkait lainnya.

Untuk pemrosesan Data Pasien oleh Klinikal sebagai Prosesor Data Pribadi atas nama Klinik sebagai Pengendali Data Pribadi, berlaku Data Processing Addendum (DPA) Klinikal yang tersedia sebagai dokumen terpisah dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari Ketentuan Layanan.

2. Identitas dan Kontak

Identitas penyelenggara layanan:

• Nama entitas: PT Corepixel Teknologi Indonesia
• Alamat: Kab. Banjar, Kalimantan Selatan, Indonesia
• Email kontak privasi: hello@corepixel.id
• Nomor telepon: +62 859-6142-9667
• Website: https://klinikal.id

Untuk pertanyaan, permintaan akses data, permintaan penghapusan, penarikan persetujuan, keberatan pemrosesan, atau keluhan terkait privasi, Anda dapat menghubungi kami melalui kontak di atas.

Mengingat Klinikal memproses Data Pribadi Spesifik (termasuk data kesehatan yang dapat muncul dalam percakapan Pasien) secara sistematis dan dalam skala besar lintas Klinik sebagaimana dimaksud Pasal 53 UU PDP, Klinikal menunjuk fungsi pelindungan data pribadi internal yang bertugas menerima, mencatat, memantau, dan menindaklanjuti komunikasi serta kepatuhan terkait pelindungan data pribadi. Fungsi ini dapat dihubungi melalui email kontak privasi di atas. Klinikal akan meninjau kembali kebutuhan penunjukan Pejabat atau Petugas Pelindungan Data Pribadi secara lebih formal seiring perkembangan skala layanan, peraturan pelaksana UU PDP, dan/atau panduan resmi dari otoritas yang berwenang, dan akan memperbarui informasi kontak yang relevan apabila terjadi perubahan.

3. Ruang Lingkup Kebijakan

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk:

1. Klinik: klinik, praktik dokter, klinik kecantikan, klinik gigi, atau entitas/praktisi kesehatan yang berlangganan atau menggunakan Klinikal.
2. Staf Klinik: pemilik, admin, dokter, operator, customer service, atau pengguna lain yang diberi akses ke dashboard Klinikal oleh Klinik.
3. Pasien: individu yang berinteraksi dengan Klinik melalui WhatsApp, appointment, reminder, atau kanal lain yang diproses melalui Klinikal.
4. Pengunjung Situs Web: pengunjung website, landing page, form kontak, atau halaman publik Klinikal.
5. Prospek atau calon pelanggan: pihak yang menghubungi Klinikal untuk demo, trial, penawaran, kerja sama, atau dukungan.

Kebijakan ini berlaku untuk data pribadi yang diproses melalui website, dashboard, WhatsApp integration, AI assistant, API, webhook, email, formulir, dukungan pelanggan, dan fitur lain yang menjadi bagian dari Layanan.

4. Peran Klinikal, Klinik, dan Pasien

4.1 Untuk Data Klinik dan Staf Klinik

Untuk data pribadi milik Klinik, pemilik klinik, staf klinik, atau calon pelanggan yang dikumpulkan untuk pembuatan akun, autentikasi, billing, komunikasi, trial, demo, atau dukungan pelanggan, Klinikal bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi.

4.2 Untuk Data Pasien

Untuk data pribadi Pasien yang diproses melalui Layanan atas nama Klinik, Klinik bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi, sedangkan Klinikal bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi.

Artinya, Klinik bertanggung jawab untuk:

1. menentukan tujuan dan dasar hukum pemrosesan Data Pasien;
2. memberikan pemberitahuan privasi yang jelas dan mudah diakses kepada Pasien;
3. memperoleh persetujuan Pasien apabila diwajibkan oleh hukum, termasuk persetujuan eksplisit untuk Data Pribadi Spesifik apabila diperlukan;
4. memastikan penggunaan Klinikal sesuai dengan kewajiban profesional, kerahasiaan medis, etika profesi, dan regulasi fasilitas pelayanan kesehatan yang berlaku;
5. merespons permintaan hak Subjek Data dari Pasien;
6. memberikan instruksi pemrosesan yang sah kepada Klinikal; dan
7. memastikan Staf Klinik menggunakan Layanan hanya untuk tujuan operasional Klinik yang sah.

Klinikal akan memproses Data Pasien hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi dari Klinik, sepanjang diperlukan untuk menyediakan Layanan, memenuhi kewajiban hukum, menjaga keamanan sistem, mencegah penyalahgunaan, atau sebagaimana diatur dalam Data Processing Addendum (DPA) Klinikal.

Sebagaimana diatur dalam DPA dan diterima melalui Ketentuan Layanan, Klinik memberikan persetujuan tertulis umum kepada Klinikal untuk menggunakan sub-processor yang diperlukan dalam penyediaan Layanan, sepanjang sub-processor tersebut tunduk pada kewajiban pelindungan data yang secara substansial setara dengan kewajiban Klinikal. Daftar atau kategori sub-processor dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini dan/atau lampiran DPA serta dapat diperbarui sesuai mekanisme pemberitahuan yang berlaku.

4.3 Kedudukan DPA sebagai Dokumen Terpisah

DPA tersedia sebagai dokumen terpisah dan berlaku untuk seluruh pemrosesan Data Pasien oleh Klinikal sebagai Prosesor Data Pribadi atas nama Klinik sebagai Pengendali Data Pribadi. Dengan menyetujui Ketentuan Layanan atau menggunakan bagian Layanan yang melibatkan pemrosesan Data Pasien, Klinik menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui DPA.

Apabila terdapat konflik antara Kebijakan Privasi ini, Ketentuan Layanan, dan DPA terkait pemrosesan Data Pasien, maka DPA berlaku sejauh mengatur pemrosesan Data Pasien secara lebih khusus. Untuk praktik pemrosesan data yang dilakukan Klinikal sebagai Pengendali Data Pribadi atas data Klinik, Staf Klinik, pengunjung website, atau prospek, Kebijakan Privasi ini tetap menjadi pemberitahuan utama, dengan tunduk pada Ketentuan Layanan dan hukum yang berlaku.

5. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan dan Proses

5.1 Data dari Klinik dan Staf Klinik

5.2 Data dari Pasien yang Diproses atas Nama Klinik

Saat Pasien berinteraksi dengan nomor WhatsApp Klinik atau fitur appointment/reminder yang dikelola melalui Klinikal, kami dapat memproses data berikut atas nama Klinik:

5.3 Data Kesehatan dan Data Pribadi Spesifik

Klinikal tidak dimaksudkan sebagai sistem rekam medis elektronik (EMR/EHR), tidak dirancang untuk menggantikan tenaga medis profesional, dan tidak meminta Pasien untuk mengirimkan diagnosis, resep, riwayat medis lengkap, hasil pemeriksaan, atau data kesehatan sensitif lainnya.

Namun, dalam konteks komunikasi klinik melalui WhatsApp, Pasien dapat secara sukarela menyampaikan informasi kesehatan, keluhan, gejala, foto kondisi, riwayat tindakan, atau informasi lain yang dapat dikategorikan sebagai Data Pribadi Spesifik berdasarkan UU PDP.

Apabila data tersebut diterima melalui Layanan, Klinikal akan memperlakukannya sebagai Data Pribadi Spesifik dan memprosesnya secara terbatas hanya untuk:

1. membantu Klinik mengelola komunikasi administratif dengan Pasien;
2. membantu proses appointment, reschedule, cancellation, atau reminder;
3. mengarahkan percakapan kepada staf manusia apabila diperlukan;
4. menjaga keamanan, audit, dan integritas sistem; dan/atau
5. memenuhi instruksi sah dari Klinik sebagai Pengendali Data.

Klinik bertanggung jawab untuk memastikan pemrosesan Data Pribadi Spesifik Pasien memiliki dasar hukum yang sah dan sesuai dengan kewajiban kerahasiaan medis, etika profesi, dan peraturan fasilitas pelayanan kesehatan yang berlaku.

5.4 Data dari Pengunjung Website dan Prospek

Kami dapat mengumpulkan:

• nama, email, nomor telepon, nama bisnis, dan informasi yang dikirim melalui form kontak atau demo;
• data analitik seperti halaman yang dikunjungi, durasi kunjungan, sumber trafik, perangkat, dan browser;
• cookie esensial untuk fungsi website;
• preferensi komunikasi apabila Anda memilih menerima informasi produk atau promosi.

6. Tujuan Pemrosesan Data

Kami memproses data pribadi untuk tujuan berikut:

1. Penyediaan Layanan: menjalankan dashboard, AI assistant, WhatsApp integration, appointment, reminder, human takeover, dan fitur operasional lainnya.
2. Manajemen akun: registrasi (termasuk verifikasi alamat email melalui kode OTP sebelum akun dibuat), login, autentikasi, pengelolaan role dan branch scope, keamanan sesi (satu sesi aktif per pengguna), reset password, undangan staf, dan manajemen akses.
3. Operasional Klinik: konfigurasi cabang, dokter, layanan, jadwal, knowledge base, template reminder, dan pengaturan AI.
4. Komunikasi Pasien: menerima dan mengirim pesan WhatsApp, mengelola riwayat percakapan, mendukung eskalasi ke staf manusia, mengirim reminder appointment, dan mengirim pesan follow-up pasca-perawatan melalui template WhatsApp yang disetujui sesuai konfigurasi Klinik.
5. Billing dan administrasi: menghitung penggunaan token AI tertimbang, menerbitkan invoice (periode bulanan, upgrade tier, dan branch add-on), mencatat pembayaran, memproses upgrade/downgrade, mengelola batas penggunaan token AI, dan memantau biaya AI serta margin operasional secara internal.
6. Dukungan pelanggan: menangani pertanyaan, laporan bug, permintaan teknis, onboarding, training, dan keluhan.
7. Keamanan dan pencegahan penyalahgunaan: mendeteksi spam, akses tidak sah, fraud, abuse, pelanggaran keamanan, dan aktivitas berisiko.
8. Audit dan kepatuhan: menyimpan audit log, memenuhi kewajiban hukum, merespons permintaan otoritas, dan membela klaim hukum yang sah.
9. Peningkatan layanan: menganalisis penggunaan secara agregat, memperbaiki UX, meningkatkan kualitas sistem, dan memantau performa teknis.
10. Komunikasi produk dan marketing: mengirim informasi produk, penawaran, atau update kepada Klinik/prospek sepanjang diizinkan oleh hukum atau berdasarkan persetujuan yang sesuai.

Kami tidak menggunakan Data Pasien untuk melatih model AI umum milik Klinikal atau pihak ketiga. Apabila di kemudian hari ada perubahan praktik yang melibatkan penggunaan Data Pasien untuk pelatihan model, kami akan memberikan pemberitahuan dan/atau meminta persetujuan yang diperlukan sesuai hukum yang berlaku.

Data biaya AI, margin, dan perhitungan internal digunakan untuk pemantauan operasional dan pengendalian risiko biaya Klinikal. Informasi tersebut tidak ditampilkan kepada Klinik sebagai angka mentah, kecuali sejauh diperlukan dalam invoice, dashboard penggunaan, laporan dukungan, atau dokumen komersial yang relevan.

7. Dasar Hukum Pemrosesan

Sesuai UU PDP, pemrosesan data pribadi dapat didasarkan pada beberapa dasar hukum berikut, tergantung konteks pemrosesan:

Untuk Data Pasien, dasar hukum utama ditentukan oleh Klinik sebagai Pengendali Data. Klinikal memproses Data Pasien sebagai Prosesor Data berdasarkan instruksi Klinik dan DPA.

Untuk Data Pribadi Spesifik, termasuk data kesehatan yang mungkin muncul dalam percakapan, Klinik wajib memastikan dasar hukum pemrosesan yang sesuai, termasuk persetujuan eksplisit apabila diwajibkan oleh hukum.

8. Pemberitahuan kepada Pasien dan Pilihan Human Takeover

Klinik wajib memberikan pemberitahuan yang jelas kepada Pasien bahwa percakapan WhatsApp dapat diproses oleh sistem otomatis dan/atau asisten AI yang disediakan oleh Klinikal.

Pemberitahuan kepada Pasien setidaknya harus menjelaskan bahwa:

1. sebagian percakapan dapat diproses dan/atau dijawab oleh AI Assistant;
2. data percakapan dapat diproses oleh penyedia teknologi atas nama Klinik untuk membantu komunikasi administratif dan appointment;
3. AI Assistant bukan dokter, bukan tenaga medis, bukan pengganti konsultasi medis, dan tidak digunakan untuk kondisi darurat;
4. Pasien dapat meminta berbicara dengan staf manusia; dan
5. Klinik bertanggung jawab atas keputusan medis, tindakan klinis, dan hubungan layanan kesehatan dengan Pasien.

Klinik wajib menyediakan opsi yang wajar bagi Pasien untuk berbicara dengan staf manusia, misalnya melalui kata kunci seperti "admin", "operator", "manusia", atau mekanisme lain yang dikonfigurasi oleh Klinik.

Sebagai pengaman teknis platform, Klinikal menyediakan mekanisme opt-out berbasis kata kunci (misalnya "berhenti" atau "stop") yang secara otomatis menghentikan pengiriman respons AI, reminder, dan pesan follow-up kepada Pasien yang bersangkutan sampai Pasien mengirim kata kunci opt-in untuk mengaktifkan kembali. Setiap perubahan status opt-out/opt-in dicatat dalam log sistem untuk keperluan audit dan kepatuhan.

Klinikal dapat menyediakan template pemberitahuan, template auto-reply, atau panduan teknis untuk membantu Klinik menyampaikan pemberitahuan tersebut. Namun, Klinik tetap bertanggung jawab atas isi pemberitahuan, hubungan hukum dengan Pasien, dan kepatuhan operasional Klinik.

9. Penggunaan AI dan Pemrosesan Otomatis

AI assistant Klinikal memproses pesan menggunakan model bahasa GPT-4o mini melalui OpenAI API atau penyedia AI lain yang setara melalui antarmuka penyedia AI yang dapat diganti dari waktu ke waktu. AI assistant Klinikal dapat melakukan pemrosesan otomatis untuk:

1. memahami maksud pesan Pasien;
2. menyusun respons administratif;
3. membantu proses booking, reschedule, cancellation, dan reminder;
4. mengarahkan percakapan ke staf manusia;
5. memberikan ringkasan atau konteks kepada staf Klinik; dan
6. mencatat metadata AI untuk audit, keamanan, pengukuran penggunaan, dan peningkatan layanan.

Respons AI dapat diminta dalam format terstruktur dan divalidasi secara teknis terhadap skema yang ditentukan sebelum tindakan operasional tertentu dijalankan. Validasi teknis tersebut bertujuan mengurangi kesalahan format atau tindakan yang tidak sesuai, tetapi tidak menjamin bahwa seluruh output AI selalu akurat, lengkap, atau sesuai konteks.

Untuk efisiensi teknis dan pengukuran penggunaan, penyedia AI dapat menerapkan mekanisme prompt caching otomatis terhadap bagian prompt yang berulang. Klinikal dapat mencatat metadata seperti jumlah token input yang memperoleh manfaat cache, token input non-cache, dan token output. Metadata penggunaan tersebut digunakan untuk pengukuran kuota, keamanan, debugging, audit, dan penghitungan biaya internal, dan bukan merupakan kategori baru Data Pasien.

AI Assistant Klinikal bukan pengganti tenaga medis profesional dan tidak dimaksudkan untuk memberikan diagnosis, resep, dosis obat, keputusan medis, konsultasi kesehatan mental dalam krisis, atau penanganan kondisi darurat.

Tidak ada keputusan otomatis yang dimaksudkan untuk menghasilkan dampak hukum atau dampak signifikan terhadap Pasien tanpa keterlibatan manusia. Keputusan medis, tindakan klinis, dan penanganan kondisi darurat tetap menjadi tanggung jawab Klinik dan tenaga kesehatan yang berwenang.

10. Cookie, Analytics, dan Teknologi Pelacakan

Website dan dashboard Klinikal dapat menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk:

1. Cookie esensial: autentikasi sesi, keamanan, preferensi tampilan, dan fungsi dasar layanan. Cookie ini diperlukan agar Layanan dapat berjalan dengan baik.
2. Cookie analitik: memahami penggunaan website atau dashboard secara agregat, misalnya jumlah kunjungan, halaman populer, performa, error, dan efektivitas onboarding.
3. Cookie marketing atau tracking non-esensial: membantu pengukuran kampanye, retargeting, atau komunikasi produk, hanya apabila diaktifkan dan sepanjang sesuai hukum yang berlaku.

Cookie esensial dapat digunakan tanpa meminta persetujuan terpisah karena diperlukan untuk menyediakan Layanan. Untuk cookie analitik non-esensial, marketing, pixel, session recording, atau teknologi tracking lain yang tidak diperlukan secara mutlak untuk fungsi layanan, Klinikal akan menampilkan pemberitahuan dan/atau meminta persetujuan sesuai ketentuan hukum yang berlaku sebelum teknologi tersebut diaktifkan.

Apabila Klinikal menggunakan alat seperti Google Analytics 4, Meta Pixel, Microsoft Clarity, PostHog, atau alat analitik/marketing lainnya, informasi mengenai alat yang digunakan, tujuan, kategori data, dan cara mengelola preferensi akan dicantumkan pada halaman kebijakan cookie, banner cookie, atau pengaturan privasi yang relevan.

Anda dapat mengontrol cookie melalui pengaturan browser. Penonaktifan cookie esensial dapat menyebabkan sebagian fitur tidak berfungsi dengan baik.

11. Push Notification

Jika Staf Klinik mengaktifkan push notification pada dashboard atau PWA Klinikal, kami dapat memproses data seperti endpoint push subscription, device/browser metadata, dan preferensi notifikasi.

Push notification digunakan untuk memberi tahu Staf Klinik tentang percakapan, appointment, reminder, atau kejadian operasional yang memerlukan perhatian.

Kami akan berupaya membatasi isi notifikasi agar tidak menampilkan data kesehatan sensitif secara tidak perlu. Klinik bertanggung jawab memastikan perangkat staf yang menerima notifikasi digunakan secara aman dan tidak diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

12. Integrasi WhatsApp, Onboarding, dan Mode Test

Saat Klinik menghubungkan nomor WhatsApp melalui proses Meta Embedded Signup, Klinikal memproses data yang diperlukan untuk integrasi, termasuk WhatsApp Business Account (WABA) ID, phone number ID, nama tampilan nomor, kredensial gateway (disimpan dalam bentuk terenkripsi), dan metadata koneksi. Kredensial sensitif seperti access token gateway dienkripsi saat disimpan.

Klinikal juga memproses data kesehatan integrasi WhatsApp per koneksi gateway, termasuk status WABA, kualitas nomor telepon, batas pengiriman pesan, telemetri webhook, dan status konfirmasi billing Meta yang dinyatakan sendiri oleh Klinik (self-attestation). Data ini diperbarui dari Meta Graph API dan ditampilkan kepada Klinik untuk membantu memantau kesehatan integrasi.

Sebelum Klinik go-live, Layanan dapat dijalankan dalam mode test, di mana respons AI dibatasi hanya kepada nomor telepon test yang dikonfigurasi oleh Klinik. Ini mencegah AI merespons pesan pasien sungguhan selama proses onboarding.

Untuk pengelolaan template WhatsApp, Klinikal memproses data terkait template yang dipasang Klinik ke WABA mereka, status persetujuan template dari Meta, riwayat sinkronisasi status, dan catatan pengiriman pesan template. Setiap WABA Klinik memperoleh persetujuan template secara mandiri dari Meta.

Biaya WhatsApp/Meta: Klinik membayar biaya percakapan dan pesan template WhatsApp secara langsung kepada Meta melalui akun Meta Business milik Klinik sendiri. Klinikal tidak menanggung, meneruskan, atau memproses biaya pesan Meta atas nama Klinik.

13. Pihak Ketiga dan Sub-Processor

Untuk menyediakan Layanan, kami dapat menggunakan penyedia layanan pihak ketiga (sub-processor) yang membantu pemrosesan data pribadi. Penyedia tersebut dapat mencakup:

Kami melakukan penilaian wajar terhadap keamanan, privasi, reputasi, dan kebutuhan pemrosesan sub-processor sebelum menggunakannya. Setiap sub-processor wajib memproses data sesuai instruksi, menjaga kerahasiaan, membatasi tujuan pemrosesan, menerapkan langkah keamanan teknis dan organisasi yang wajar, membantu penanganan insiden, serta menghapus atau mengembalikan data sesuai instruksi dan ketentuan yang berlaku.

Sesuai DPA dan Ketentuan Layanan, Klinik memberikan persetujuan tertulis umum kepada Klinikal untuk melibatkan sub-processor yang diperlukan dalam penyediaan Layanan. Kami dapat memperbarui daftar sub-processor dari waktu ke waktu sesuai mekanisme pemberitahuan dan keberatan yang diatur dalam DPA, Ketentuan Layanan, dan bagian ini. Untuk perubahan material yang melibatkan pemrosesan Data Pasien, Data Pribadi Spesifik, atau perubahan lokasi pemrosesan yang signifikan, kami akan memberikan pemberitahuan kepada Klinik melalui email, dashboard, website, atau kanal komunikasi lain yang wajar.

Klinik dapat mengajukan keberatan yang wajar dalam waktu 14 hari kalender sejak pemberitahuan perubahan material sub-processor. Apabila keberatan tersebut didasarkan pada risiko pelindungan data yang nyata dan tidak dapat dimitigasi secara wajar, para pihak akan berdiskusi dengan itikad baik untuk mencari solusi. Apabila solusi tidak dapat dicapai, Klinik dapat menghentikan penggunaan Layanan sesuai Ketentuan Layanan.

Klinikal tidak menjual Data Pasien kepada pihak ketiga dan tidak menggunakan Data Pasien untuk melatih model AI umum milik Klinikal atau pihak ketiga, kecuali apabila di kemudian hari diberitahukan dan/atau disetujui sesuai hukum yang berlaku.

14. Transfer Data Lintas Batas

Beberapa data pribadi dapat diproses, disimpan, atau diakses oleh penyedia layanan yang berlokasi di luar Indonesia. Transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia dilakukan dengan memperhatikan UU PDP dan ketentuan transfer data pribadi lintas batas yang berlaku.

Apabila data pribadi ditransfer ke luar Indonesia, Klinikal akan menerapkan mekanisme perlindungan yang sesuai, termasuk secara berurutan sejauh dapat diterapkan:

1. memastikan negara tujuan atau penerima data memiliki tingkat pelindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi daripada standar yang berlaku di Indonesia;
2. apabila poin pertama tidak dapat dipastikan, menerapkan perlindungan yang memadai dan mengikat, termasuk perjanjian pemrosesan data, klausul kontraktual, kewajiban kerahasiaan, pembatasan tujuan pemrosesan, standar keamanan teknis dan organisasi, serta mekanisme audit atau evaluasi yang wajar;
3. apabila perlindungan sebagaimana dimaksud pada poin kedua tidak dapat diterapkan dan transfer tetap diperlukan, memperoleh persetujuan yang diperlukan dari Subjek Data atau memastikan dasar hukum lain yang sah sesuai peraturan perundang-undangan; dan/atau
4. menggunakan mekanisme lain yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan.

Untuk Data Pasien, transfer lintas batas dilakukan berdasarkan instruksi Klinik sebagai Pengendali Data dan sepanjang diperlukan untuk penyediaan Layanan. Klinik bertanggung jawab memastikan pemberitahuan privasi atau persetujuan kepada Pasien mencakup kemungkinan pemrosesan lintas batas apabila diwajibkan oleh hukum.

Klinikal akan menyimpan informasi yang wajar mengenai kategori data yang ditransfer, tujuan transfer, kategori penerima, dan perlindungan yang diterapkan agar dapat membantu Klinik memenuhi kewajiban akuntabilitasnya sebagai Pengendali Data.

Khusus untuk transfer data kepada penyedia AI (saat ini OpenAI) sebagaimana disebut pada Bagian 13, Klinikal menyimpan dan dapat menyediakan atas permintaan yang wajar dari Klinik: dokumentasi perjanjian pemrosesan data atau ketentuan layanan API dari penyedia AI yang relevan, termasuk pernyataan penyedia AI mengenai retensi data dan larangan penggunaan data API untuk pelatihan model tanpa persetujuan, sebagai bagian dari langkah pengamanan yang mengikat sebagaimana dimaksud pada poin kedua di atas.

15. Retensi Data

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan pemrosesan, pemenuhan kontrak, kepatuhan hukum, audit, keamanan, penyelesaian sengketa, atau sebagaimana diinstruksikan oleh Klinik untuk Data Pasien.

Kecuali disepakati lain dalam DPA atau perjanjian tertulis, periode retensi umum adalah sebagai berikut:

Setelah periode retensi berakhir, data akan dihapus, dianonimisasi, atau diagregasi sehingga tidak lagi dapat mengidentifikasi individu, kecuali penyimpanan lebih lama diwajibkan oleh hukum atau diperlukan untuk pembelaan klaim hukum yang sah.

Klinik dapat meminta penghapusan atau ekspor data lebih cepat sesuai Ketentuan Layanan dan DPA, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum yang berlaku.

16. Penghapusan Mandiri, Ekspor, dan Penghapusan Data Setelah Penghentian

16.1 Penghapusan Mandiri (Self-Service)

Terlepas dari status langganan, Klinik dapat sewaktu-waktu:

1. menghapus data Pasien secara langsung melalui dashboard, yang menghapus permanen catatan Pasien terkait beserta data AI run yang berkaitan. Tindakan ini bersifat segera dan tidak dapat dibatalkan; dan
2. mengajukan permintaan penghapusan akun Klinik secara penuh, yang menjadwalkan penghapusan permanen setelah masa tenggang 30 hari kalender sejak permintaan diajukan. Selama masa tenggang tersebut, Klinik dapat membatalkan permintaan penghapusan melalui dashboard. Data billing dan riwayat invoice tetap disimpan untuk kebutuhan pembukuan dan perpajakan meskipun akun Klinik dihapus.

Klinikal mencatat dan memantau setiap permintaan penghapusan data atau penghapusan akun terhadap target waktu layanan (SLA) 30 hari melalui sistem pelacakan permintaan penghapusan internal. Detail lebih lanjut mengenai mekanisme ini tersedia pada kebijakan penghapusan data publik Klinikal di klinikal.id/data-deletion, yang melengkapi dan tidak menggantikan Kebijakan Privasi ini, Ketentuan Layanan, dan DPA.

16.2 Ekspor dan Penghapusan Setelah Penghentian Langganan (Standar)

Setelah langganan atau akun Klinik dihentikan (tanpa melalui permintaan penghapusan akun penuh sebagaimana dimaksud Bagian 16.1), Klinikal dapat memberikan masa tenggang 90 hari bagi Klinik untuk meminta ekspor data dalam format yang tersedia secara wajar, seperti CSV, JSON, atau format lain yang didukung oleh sistem.

Setelah masa tenggang berakhir, Klinikal dapat menghapus atau menganonimkan data sesuai Kebijakan Privasi, Ketentuan Layanan, dan DPA, kecuali data tertentu wajib disimpan berdasarkan hukum atau diperlukan untuk pembelaan klaim hukum.

17. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi dari akses tidak sah, pengungkapan, perubahan, kehilangan, penyalahgunaan, atau penghancuran yang tidak sah.

Langkah keamanan tersebut dapat mencakup:

17.1 Langkah Teknis

• enkripsi data saat transit menggunakan TLS;
• enkripsi kredensial gateway WhatsApp (termasuk access token) saat disimpan;
• password yang disimpan dalam bentuk hash;
• autentikasi multi-faktor (MFA) berbasis TOTP, wajib untuk akun super admin dan tersedia secara opt-in untuk akun Staf Klinik; kode cadangan MFA disimpan dalam bentuk hash dan hanya dapat digunakan sekali;
• JWT autentikasi disimpan hanya pada cookie `httpOnly` dan tidak dapat diakses oleh kode JavaScript browser;
• akses backend dari browser hanya melalui lapisan proxy server-side;
• kontrol akses berbasis peran (role-based access control) dan pembatasan berbasis cabang;
• penegakan satu sesi aktif per pengguna;
• pembatasan akses berdasarkan prinsip need-to-know;
• audit log untuk aktivitas penting;
• verifikasi keaslian webhook menggunakan mekanisme penyedia atau rahasia rute (route secret);
• rate limiting dan perlindungan terhadap abuse pada endpoint publik;
• pemantauan error dan aktivitas sistem;
• backup terbatas dan prosedur pemulihan;
• pemisahan data antar-tenant secara logis dan kontrol akses berbasis clinic/branch.

17.2 Langkah Organisasi

• pembatasan akses internal;
• kewajiban kerahasiaan bagi staf atau kontraktor yang memiliki akses;
• prosedur respons insiden;
• penilaian risiko vendor atau sub-processor;
• pelatihan atau panduan internal mengenai privasi dan keamanan data.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Namun, kami berkomitmen menerapkan langkah keamanan yang wajar dan proporsional dengan sifat data yang diproses, termasuk Data Pribadi Spesifik yang mungkin muncul dalam percakapan Pasien.

18. Kegagalan Pelindungan Data Pribadi

Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang berdampak pada data pribadi yang kami kendalikan, kami akan melakukan langkah penanganan yang wajar, termasuk investigasi, mitigasi, pencatatan insiden, dan pemberitahuan kepada pihak yang diwajibkan oleh hukum.

Pemberitahuan kepada Subjek Data dan/atau otoritas yang berwenang akan dilakukan sesuai UU PDP, termasuk dalam waktu paling lambat 3 x 24 jam sejak Klinikal mengetahui secara wajar adanya kegagalan pelindungan data pribadi, sepanjang diwajibkan oleh hukum.

Apabila insiden menyangkut Data Pasien yang kami proses sebagai Prosesor Data atas nama Klinik, Klinikal akan memberitahukan Klinik tanpa penundaan yang tidak semestinya setelah mengetahui insiden tersebut, memberikan informasi awal yang tersedia secara wajar, dan membantu Klinik memenuhi kewajiban pemberitahuan kepada Pasien dan/atau otoritas yang berwenang. Informasi awal dapat mencakup jenis insiden, kategori data terdampak, estimasi dampak, langkah mitigasi awal, dan kontak tindak lanjut.

19. Hak Subjek Data

Sesuai UU PDP, Subjek Data Pribadi memiliki hak-hak tertentu atas data pribadinya, termasuk:

1. hak memperoleh informasi mengenai pemrosesan data pribadi;
2. hak akses terhadap data pribadi;
3. hak memperbaiki atau melengkapi data pribadi yang tidak akurat;
4. hak mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi dalam kondisi tertentu;
5. hak menarik kembali persetujuan;
6. hak keberatan terhadap pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis yang berdampak hukum atau signifikan;
7. hak menunda atau membatasi pemrosesan dalam kondisi tertentu;
8. hak portabilitas data sepanjang berlaku; dan
9. hak mengajukan keluhan kepada otoritas yang berwenang.

20. Cara Mengajukan Permintaan Hak Data

Permintaan hak data dapat dikirim ke hello@corepixel.id dengan menyertakan informasi yang cukup untuk memverifikasi identitas dan menjelaskan permintaan Anda.

Untuk data pribadi yang Klinikal kendalikan langsung, kami akan merespons permintaan hak Subjek Data (akses, koreksi, penghapusan, keberatan, portabilitas, dan permintaan lain) dalam waktu yang wajar dan sesegera mungkin sesuai kompleksitas permintaan, dan sepanjang UU PDP atau peraturan pelaksananya menetapkan tenggat khusus untuk jenis permintaan tertentu, Klinikal akan mematuhi tenggat tersebut.

Tenggat 3 x 24 jam tidak berlaku untuk permintaan hak Subjek Data secara umum. Tenggat tersebut berlaku khusus untuk pemberitahuan kegagalan pelindungan data pribadi sebagaimana diatur pada Bagian 18.

Khusus untuk permintaan penghapusan data atau penghapusan akun sebagaimana dimaksud Bagian 16.1, Klinikal menargetkan dan memantau pemenuhan permintaan tersebut terhadap SLA 30 hari sebagaimana dijelaskan pada klinikal.id/data-deletion.

Kami dapat menolak atau membatasi permintaan apabila:

1. identitas pemohon tidak dapat diverifikasi secara memadai;
2. permintaan bertentangan dengan hukum, perintah otoritas, kewajiban pembukuan, audit, keamanan, atau pembelaan klaim hukum;
3. permintaan melanggar hak atau privasi pihak lain;
4. data diminta oleh pihak yang tidak berwenang; atau
5. permintaan berkaitan dengan Data Pasien yang berada di bawah kendali Klinik dan harus diproses melalui Klinik sebagai Pengendali Data.

20.1 Khusus untuk Pasien

Jika Anda adalah Pasien yang berinteraksi dengan Klinik melalui WhatsApp, Klinik adalah Pengendali Data utama atas Data Pasien Anda. Permintaan terkait Data Pasien sebaiknya diajukan terlebih dahulu kepada Klinik yang bersangkutan.

Apabila Klinikal menerima permintaan langsung dari Pasien terkait Data Pasien, kami dapat meneruskan permintaan tersebut kepada Klinik atau meminta Pasien menghubungi Klinik, kecuali hukum mewajibkan kami melakukan tindakan tertentu secara langsung. Klinikal akan membantu Klinik secara wajar untuk memenuhi permintaan hak Subjek Data sepanjang secara teknis memungkinkan dan sesuai DPA.

21. Penarikan Persetujuan dan Opt-Out

Apabila pemrosesan data pribadi didasarkan pada persetujuan, Anda berhak menarik persetujuan kapan saja. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelum persetujuan ditarik.

Untuk komunikasi marketing dari Klinikal, Anda dapat berhenti berlangganan melalui tautan opt-out yang tersedia atau menghubungi kami.

Untuk komunikasi Pasien melalui WhatsApp Klinik, Klinikal menyediakan mekanisme teknis opt-out/opt-in berbasis kata kunci (misalnya "berhenti"/"stop" untuk opt-out) yang berlaku otomatis di seluruh Klinik yang menggunakan Layanan, sedangkan penentuan dasar hukum, isi pemberitahuan, dan pengelolaan human takeover tetap menjadi tanggung jawab Klinik sebagai Pengendali Data.

22. Data Anak

Dashboard Klinikal hanya boleh digunakan oleh Staf Klinik yang berusia minimal 18 tahun dan memiliki kewenangan dari Klinik.

Layanan tidak ditujukan untuk digunakan langsung oleh anak sebagai pengguna dashboard. Namun, Pasien yang berinteraksi dengan Klinik melalui WhatsApp dapat berusia di bawah 18 tahun, khususnya dalam konteks layanan klinik gigi atau layanan kesehatan lain.

Apabila Klinik mengetahui atau secara wajar menduga bahwa Pasien adalah anak, Klinik bertanggung jawab untuk memastikan dasar hukum, persetujuan orang tua/wali apabila diperlukan, pemberitahuan privasi, pembatasan tujuan pemrosesan, dan perlindungan tambahan sesuai hukum yang berlaku, termasuk Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2025 tentang Tata Kelola Penyelenggaraan Sistem Elektronik dalam Pelindungan Anak ("PP TUNAS") dan ketentuan lain mengenai pelindungan anak dalam penyelenggaraan sistem elektronik apabila relevan.

Klinikal tidak secara sengaja meminta anak untuk membuat akun dashboard atau menggunakan Layanan secara langsung. Klinikal akan membantu Klinik secara wajar untuk membatasi, mengekspor, atau menghapus Data Pasien anak sesuai instruksi Klinik, DPA, dan hukum yang berlaku.

Jika orang tua atau wali percaya bahwa data anak telah diproses secara tidak semestinya melalui Layanan, orang tua atau wali dapat menghubungi Klinik yang bersangkutan atau menghubungi Klinikal melalui hello@corepixel.id agar permintaan dapat diteruskan atau ditindaklanjuti sesuai peran masing-masing pihak.

23. Kepatuhan PSE, Sistem Elektronik, DPIA, dan Fungsi Pelindungan Data

Klinikal beroperasi sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) Lingkup Privat berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika mengenai PSE Lingkup Privat beserta perubahannya. Klinikal berkomitmen untuk melakukan, memelihara, dan memperbarui pendaftaran PSE Lingkup Privat secara berkelanjutan, serta menerapkan tata kelola Sistem Elektronik yang andal, aman, dan bertanggung jawab sesuai kewajiban PSE yang berlaku.

Klinikal akan menyediakan informasi, dokumentasi, atau petunjuk penggunaan Layanan dalam Bahasa Indonesia sesuai kebutuhan pengguna Indonesia dan ketentuan yang berlaku.

Klinikal akan melakukan penilaian risiko dan, apabila diperlukan berdasarkan UU PDP, penilaian dampak pelindungan data pribadi (Data Protection Impact Assessment atau DPIA) atas pemrosesan Data Pribadi yang memiliki potensi risiko tinggi, termasuk pemrosesan Data Pribadi Spesifik, penggunaan teknologi AI, pemantauan sistematis percakapan, pemrosesan data dalam skala besar, atau pemrosesan yang dapat berdampak signifikan terhadap Subjek Data.

Klinikal menunjuk fungsi kontak pelindungan data pribadi internal sebagaimana dijelaskan dalam bagian Identitas dan Kontak. Apabila berdasarkan perkembangan skala layanan atau ketentuan hukum Klinikal wajib menunjuk Pejabat atau Petugas Pelindungan Data Pribadi secara khusus, Klinikal akan melakukan penunjukan tersebut dan memperbarui informasi kontak yang relevan.

24. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan layanan, fitur, teknologi, praktik pemrosesan data, sub-processor, atau hukum yang berlaku.

Perubahan terhadap DPA dilakukan sesuai mekanisme perubahan dan pemberitahuan yang diatur dalam DPA dan Ketentuan Layanan. Perubahan Kebijakan Privasi ini tidak secara otomatis mengurangi kewajiban kontraktual Klinikal berdasarkan DPA.

Perubahan material akan diberitahukan melalui satu atau lebih cara berikut:

• email kepada Klinik;
• notifikasi di dashboard;
• pemberitahuan di website; dan/atau
• kanal komunikasi lain yang wajar.

Kecuali ditentukan lain, perubahan material berlaku 30 hari setelah pemberitahuan. Perubahan non-material dapat berlaku sejak tanggal dipublikasikan.

Apabila Anda tidak setuju dengan perubahan material, Anda dapat menghentikan penggunaan Layanan sesuai Ketentuan Layanan.

25. Kontak Privasi

Untuk pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait privasi:

• Email: hello@corepixel.id
• Telepon: +62 859-6142-9667
• Penanggung jawab kontak pelindungan data: Tim Privasi Klinikal
• Alamat: Kab. Banjar, Kalimantan Selatan, Indonesia

Apabila di kemudian hari Klinikal diwajibkan menunjuk pejabat atau petugas pelindungan data pribadi secara khusus berdasarkan peraturan yang berlaku, informasi kontak tersebut akan diperbarui dalam Kebijakan Privasi ini.

26. Hak Mengajukan Keluhan

Jika Anda merasa hak data pribadi Anda dilanggar, Anda dapat menghubungi kami terlebih dahulu agar kami dapat meninjau dan menyelesaikan keluhan tersebut.

Anda juga berhak mengajukan keluhan kepada otoritas atau lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

27. Hukum yang Berlaku

Kebijakan Privasi ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.

Setiap sengketa terkait Kebijakan Privasi ini akan diselesaikan sesuai mekanisme penyelesaian sengketa dalam Ketentuan Layanan Klinikal, kecuali diwajibkan lain oleh hukum yang berlaku.